Umsýslukerfi verkefna kallast Beneficiary Module og er fyrir verkefni sem hljóta styrk í Erasmus+ 2021-2027. Beneficiary Module má nálgast undir My projects á Erasmus+ og ESC torginu. Kerfið er notað fyrir allar tegundir verkefna í Erasmus+ og European Solidarity Corps. Í Beneficiary Module eru skráðar ýmsar upplýsingar verkefna auk þess sem lokaskýrslum er skilað í gegnum þetta kerfi.
Þegar verkefni hefur verið sent inn í Beneficiary Module sendir kerfið sjálfkrafa póst á þann aðila sem skráður var tengiliður verkefnis (verkefnisstjóri) í umsókninni. Athugið að sá sem skráður er “legal representative” í umsókninni hefur einnig aðgang að verkefninu sem og starfsfólk Landskrifstofu.
Beneficiary Module má nálgast undir My projects á Erasmus+ og ESC torginu.
Eftir að skrifað hefur verið undir samning um verkefni er það sent inn í Beneficiary Module. Athugið að í einhverjum tilfellum getur verið að kerfið sé ekki tilbúið fyrir viðkomandi verkefnaflokk eða ekki komið með fulla virkni þegar verkefni er sent inn, t.d. ekki hægt að skila lokaskýrslu. Kerfið er uppfært reglulega og þegar ákveðin virkni er tilbúin fyrir verkefnaflokkinn er henni bætt inn.
Til að nálgast verkefnin sín í þarf verkefnisstjórinn að hafa EU-login aðgang, athugið að sá aðgangur þarf að vera tengdur sama netfangi og kerfið sendi á, s.s. netfang verkefnisstjóra sem skráð var í umsókninni. Sé verkefnisstjórinn með EU-login aðgang sem tengist öðru netfangi má hafa samband við starfsfólk Landskrifstofu til að láta breyta netfanginu sem skráð er í kerfið. Í sumum tilfellum getur verkefnisstjóri þegar verið með EU-login aðgang, til dæmis í tengslum við umsóknarferlið eða eldri verkefni.
Þeir sem ekki hafa EU-login aðgang þurfa að búa til einn slíkan. EU-login síðuna má nálgast hér og leiðbeiningar um hvernig búa á til aðgang og skrá sig inn má finna hér.
Í Beneficiary Module skráir verkefnisstjóri allar nauðsynlegar upplýsingar sem tengjast framkvæmd verkefnis og skiptingu fjármagns eftir því sem við á. Athugið að þær upplýsingar sem þarf að skrá eru mismunandi eftir því hverskonar verkefni er um að ræða.
Hér fyrir neðan má finna tengil á leiðbeiningar um notkun Beneficiary Module. Sumar leiðbeiningar eiga við um öll verkefni Erasmus+ og European Solidarity Corps en aðrar eiga við um ákveðna flokka verkefna. Eftir því sem virkni kerfisins verður meiri mun bætast við leiðbeiningarnar.
Leiðbeiningar fyrir Stærri samstarfsverkefni (Cooperation Partnerships – KA220)
Leiðbeiningar fyrir Smærri samstarfsverkefni (Small Scale Partnerships -KA210)
Leiðbeiningar fyrir Náms- og þjálfunarverkefni (KA1) í æskulýðsstarfi
Vanda ætti skráningu upplýsinga til að tryggja að allt sé rétt skráð.
Í Beneficiary Module er fyrst og fremst verið að skrá einingabókhald verkefnis sem þýðir að þú skráir inn einingar (s.s. fjöldi daga, einstaklinga, vegalengd o.s.frv.) og kerfið reiknar út upphæðir. Undantekningar á þessu eru þeir hlutar styrksins sem miðast við raunbókhald s.s. Exceptional costs og Special needs support.
Lokaskýrslu verkefnis er skilað í gegnum Beneficiary Module en ýmsar upplýsingar þar eru forskráðar í samræmi við þær upplýsingar sem skráðar hafa verið inn í kerfið. Séu villur í lokaskýrslunni þarf því að fara til baka í viðeigandi flipa verkefnisins í kerfinu og laga skráninguna en þá eiga upplýsingar í lokaskýrslu að vera uppfærðar.
