Umsýslukerfi verkefna - Mobility Tool+

Fyrir verkefni sem hlutu styrk 2014-2020

Mobility Tool+ er umsýslukerfi fyrir verkefni sem hlotið hafa styrk í Erasmus+. Kerfið er notað fyrir allar tegundir verkefna. Í Mobility Tool+ eru skráðar ýmsar upplýsingar verkefna auk þess sem lokaskýrslum er skilað í gegnum þetta kerfi. Við hvetjum verkefnisstjóra eindregið til þess að skrá sig inn í Mobility Tool+ fljótlega eftir að póstur berst frá kerfinu um að verkefnið sé komið inn.

Hver hefur aðgang að verkefni í Mobility Tool+?

Þegar verkefni hefur verið sent inn í Mobility Tool+ sendir kerfið sjálfkrafa póst á þann aðila sem skráður var tengiliður verkefnis í umsókninni. Athugið að sá sem skráður er “legal representative” í umsókninni hefur einnig aðgang að verkefninu í Mobility Tool+ sem og starfsfólk Landskrifstofu.

Hvernig kemst ég inn í Mobility Tool+ ?

Eftir að skrifað hefur verið undir samning um Erasmus+ verkefni er það sent inn í Mobility Tool+, athugið að í einhverjum tilfellum getur verið að kerfið sé ekki komið með fulla virkni þegar verkefni er sent inn, t.d. ekki hægt að skila lokaskýrslu en kerfið er uppfært reglulega og þegar ákveðin virkni er tilbúin fyrir verkefnaflokkinn er henni bætt inn.

Til að komast inn í Mobility Tool+ þarf verkefnisstjórinn að hafa EU-login aðgang, athugið að sá aðgangur þarf að vera tengdur sama netfangi og kerfið sendi á, s.s. netfang verkefnisstjóra. Sé verkefnisstjórinn með EU-login aðgang sem tengist öðru netfangi má hafa samband við starfsfólk Landskrifstofu til að láta breyta netfanginu sem skráð er í kerfið. Í sumum tilfellum getur verkefnisstjóri þegar verið með EU-login aðgang, til dæmis í tengslum við umsóknarferlið eða eldri verkefni.

Þeir sem ekki hafa EU-login aðgang þurfa því að búa til einn slíkan. EU-login síðuna má nálgast hér og leiðbeiningar um hvernig búa á til aðgang og skrá sig inn má finna hér.

Þegar verkefnisstjóri hefur búið sér til EU-login aðgang getur hann skráð sig inn í Mobility Tool+, athugið að til að komast þar inn þarf að velja rétta slóð inn í kerfið en hana má finna hér (ekki dugar að nota EU-login slóðina til að komast áfram inn í Mobility Tool+). Þegar verkefnisstjórinn smellir á tengilinn til að komast inn í Mobility Tool er honum fyrst vísað inn á EU-login síðuna þar sem hann skráir sig inn og þegar innskráningu er lokið færist notandinn áfram inn í Mobility Tool+. Athugið að ef þetta gerist ekki sjálfkrafa getur í einhverjum tilfellum þurft að smella aftur á tengilinn inn í Mobility Tool+.

Hvaða upplýsingar á að skrá inn í Mobility Tool+ ?

Inn í Mobility Tool skráir verkefnisstjóri allar nauðsynlegar upplýsingar sem tengjast framkvæmd verkefnis og skiptingu fjármagns eftir því sem við á. Athugið að þær upplýsingar sem þarf að skrá eru mismunandi eftir því hverskonar verkefni er um að ræða.

Leiðbeiningar um notkun Mobility Tool+

Hér má finna leiðbeiningar um notkun Mobility Tool+. Í sumum tilfellum eiga leiðbeiningarnar við um alla flokka, nám og þjálfun (KA1), samstarfsverkefni (KA2) og Fundi ungs fólks og ráðamanna (KA3) en í sumum tilfellum eiga þær við um ákveðna flokka, en hér fyrir neðan má finna tengla á þær leiðbeiningar sem eru til staðar.

Almennar leiðbeiningar og fylgigögn fyrir verkefni í Nám og þjálfun sem og Samstarfsverkefni

• Handbók Mobility Tool+
• Staðfesting á trúnaði (Specific Privacy Statement)

Leiðbeiningar eingöngu fyrir verkefni í nám og þjálfun (KA1) og Fundi ungs fólks og ráðamanna (KA3)

• Leiðbeiningar fyrir náms- og þjálfunarverkefni 

Leiðbeiningar fyrir samstarfsverkefni (KA2)

Hér fyrir neðan er vísað á helstu kafla í handbókinni sem snúa að samstarfsverkefnum (öðrum en verkefnum skóla í flokki KA229). 

• KA2 Project management and implementation kafli 1.22.3 bls. 568
• KA2 Intellectual outputs kafli 1.22.4 bls. 573
• KA2 Transnational project meetings kafli 1.22.5 bls. 584
• KA2 Multiplier events kafli 1.22.6 bls. 593
• KA2 Learning, teaching and training events kafli 1.22.7 bls. 601
• KA2 Budget kafli 1.22.9 bls. 620
• KA2 Final report kafli 1.15.2 bls. 156

Leiðbeiningar fyrir samstarfsverkefni í flokki skóla (KA229)

Hér fyrir neðan eru vísað á helstu kafla í handbókinni sem snúa að samstarfsverkefnum skóla í flokki KA229. 

• KA229 Overview kafli 1.22.1 bls. 539
• KA229 Learning, teaching and training activities kafli 1.22.1.1 bls. 544. Athugið að aðeins sá sem leiðir verkefnið býr til activity en þegar það er komið þá sér hver samstarfsaðili um að skrá sinn hóp.
• KA229 Other project events kafli 1.22.1.2 bls. 552
• KA229 Partnership dashboard kafli 1.22.1.3 bls. 556

Gott að hafa í huga

• Vanda ætti skráningu upplýsinga til að tryggja að allt sé rétt skráð.
• Í Mobility Tool+ er fyrst og fremst verið að skrá einingabókhald verkefnis sem þýðir að þú skráir inn einingar (s.s. fjöldi daga, einstaklinga, vegalengd o.s.frv.) og kerfið reiknar út upphæðir. Undantekningar á þessu eru þeir hlutar styrksins sem miðast við raunbókhald s.s. Exceptional costs og Special needs support. 
• Heildarupphæðin sem skráð er inn í Mobility Tool+ ætti ekki að vera hærri en upphæð styrks sem var veittur og skrifað var undir í samningi. Ef útreikningur kerfisins er hærri er hægt að lækka upphæðina í reitum þar sem stendur “adjusted”
• Lokaskýrslu verkefnis er skilað í gegnum Mobility Tool+ en ýmsar upplýsingar þar eru forskráðar í samræmi við þær upplýsingar sem skráðar hafa verið inn í kerfið. Séu villur í lokaskýrslunni þarf því að fara til baka í viðeigandi flipa verkefnisins í kerfinu og laga skráninguna en þá eiga upplýsingar í lokaskýrslu að vera uppfærðar. 

Algengar spurningar og svör

Spurt er: Hvers vegna kemst ég ekki inn í Mobility Tool?
Svarið: Það er ýmislegt sem getur gert það að verkum að einstaklingar geta ekki skráð sig inn í Mobility Tool. Eftirtalin atriði eru algengustu orsakavaldarnir. 

1. EU-login aðgangur ekki til staðar. Til að komast inn í Mobility Tool þarf að vera með EU-login aðgang. Sá aðgangur ætti að vera skráður á netfang sem tengt er við Mobility Tool. Leiðbeiningar um hvernig búa á til EU-login aðgang má finna hér.
2. Netfangið er ekki tengt við Mobility Tool. „Your role in the system has not been defined yet.“ Fáir þú upp þessi skilaboð hefur netfangið sem notað er til innskráningar (tengt við EU-login aðganginn) ekki verið tengt við Mobility Tool. Í upphafi er það aðeins netfang þess sem skráður er sem tengiliður í umsókn sem tengist við Mobility Tool en kerfispóstur ætti að berast á það netfang þegar verkefnið hefur verið sent inn í kerfið. Athugaðu hvort EU-login aðgangurinn sé tengdur réttu netfangi. Hafi verið búinn til EU-login aðgangur sem tengist öðru netfangi en skráð er í umsókninni má breyta EU-login skráningunni þannig að rétt netfang sé tengt við kerfið. Ef þér var bætt við sem tengilið í Mobility Tool af verkefnisstjóra verkefnisins athugaðu þá hvort viðkomandi hafi skráð rétt netfang og hvort hakað hafi verið við „Edit access to project“ í skráningunni í Mobility Tool, sjá leiðbeiningar á glæru 19 hér.
3. Lykilorð týnt eða útrunnið. Lykilorð Í EU-login gilda aðeins í ákveðinn tíma en eftir það þarf að búa til nýtt. Ef gamla lykilorðið virkar ekki eða ef það hefur týnst þarf að búa til nýtt lykilorð.
4. Kerfið liggur niðri vegna uppfærslu. Ef þú hefur náð að skrá þig inn áður án vandræða en af einhverjum ástæðum virðist kerfið ekki opnast við síðari innskráningu getur verið að uppfærsla sé í gangi. Uppfærslur fara fram reglulega og á meðan á þeim stendur er kerfið lokað. Uppfærslur taka þó almennt ekki langan tíma og ættir þú að geta skráð þig inn einhverjum klukkustundum síðar.