Spurt og svarað um COVID-19 og áhrif hennar á Erasmus+ og European Solidarity Corps

Á þessari síðu leitast Landskrifstofa við að svara þeim spurningum sem upp kunna að koma meðal verkefnastjóra í Erasmus+ og European Solidarity Corps og einstaklinga sem eru í ferðum á vegum þessara áætlana eða eiga að fara í þær á næstunni. Aðstæður breytast frá degi til dags en við leggjum okkur fram um að halda upplýsingunum uppfærðum og styðja við bakið þátttakendum í Evrópusamstarfi eins vel og við getum á krefjandi tímum.

 

Ég er Erasmus+ nemi frá íslenskum háskóla í skiptinámi eða starfsþjálfun erlendis. Hvað á ég að gera?

Íslensk stjórnvöld ráða Íslendingum nú frá ferðalögum og hvetja Íslendinga á ferðalagi erlendis til að íhuga að flýta heimför vegna þeirra ráðstafana sem erlend ríki hafa gripið til til að hefta útbreiðslu COVID-19. Þeim sem eru erlendis á vegum Erasmus+ bendum við á Borgaraþjónustu utanríkisráðuneytisins, en hún hefur aukið símsvörun og svörun fyrirspurna sem berast með tölvupósti á hjalp@utn.is. Þá eru Íslendingar erlendis hvattir til að skrá sig í grunn borgaraþjónustunnar til að hægt sé að miðla til þeirra upplýsingum þegar þær berast.

Þú skalt líka vera í sambandi við heimaskólann þinn, sem veitti þér Erasmus+ styrkinn og hefur umsjón með dvölinni þinni úti. Ef þú kemur fyrr heim vegna útbreiðslu veirunnar og aðgerða til að hefta hana mun heimaskólinn þinn alla jafna ekki biðja þig um að endurgreiða þann hluta styrksins sem þú hefur þegar fengið greiddan út. Ef heimkoma þín kallar á aukin útgjöld frá þér sem útgreiddur styrkur nægir augljóslega ekki fyrir, til dæmis vegna þess að þú þarft að kaupa dýran flugmiða á síðustu stundu eða ferðast gegnum önnur lönd vegna niðurfellingar á flugi, geturðu óskað eftir því við heimaskólann þinn að sá kostnaður sé einnig styrktur af Erasmus+.

Að lokum getum við mælt með yfirlýsingu Erasmus Student Network um þær aðstæður sem COVID-19 hefur skapað fyrir fólk í þinni stöðu.

Ég er Erasmus+ nemi frá íslenskum starfsmenntaskóla í starfsnámi erlendis. Hvað á ég að gera?

Íslensk stjórnvöld ráða Íslendingum nú frá ferðalögum og hvetja Íslendinga á ferðalagi erlendis til að íhuga að flýta heimför vegna þeirra ráðstafana sem erlend ríki hafa gripið til til að hefta útbreiðslu COVID-19. Þeim sem eru erlendis á vegum Erasmus+ bendum við á Borgaraþjónustu utanríkisráðuneytisins, en hún hefur aukið símsvörun og svörun fyrirspurna sem berast með tölvupósti á hjalp@utn.is. Þá eru Íslendingar erlendis hvattir til að skrá sig í grunn borgaraþjónustunnar til að hægt sé að miðla til þeirra upplýsingum þegar þær berast.

Hafðu samband við sendiskólann/sendistofnun þína og fáðu aðstoð. Ef heimkoma þín kallar á aukin útgjöld frá þér, til dæmis vegna þess að þú þarft að kaupa dýran flugmiða á síðustu stundu eða ferðast gegnum önnur lönd vegna niðurfellingar á flugi, getur skólinn/sendistofnunin óskað eftir því við Landskrifstofu að sá kostnaður sé einnig styrktur af Erasmus+. Slíkar beiðnir eru afgreiddar hver í sínu lagi og samþykki þeirra er alltaf háð því að nægt fjármagn sé fyrir hendi í Erasmus+ verkefninu.

Ég er sjálfboðaliði á vegum ESC erlendis. Hvað á ég að gera?

Íslensk stjórnvöld ráða Íslendingum nú frá ferðalögum og hvetja Íslendinga á ferðalagi erlendis til að íhuga að flýta heimför vegna þeirra ráðstafana sem erlend ríki hafa gripið til til að hefta útbreiðslu COVID-19. Þeim sem eru erlendis á vegum Erasmus+ bendum við á Borgaraþjónustu utanríkisráðuneytisins, en hún hefur aukið símsvörun og svörun fyrirspurna sem berast með tölvupósti á hjalp@utn.is. Þá eru Íslendingar erlendis hvattir til að skrá sig í grunn borgaraþjónustunnar til að hægt sé að miðla til þeirra upplýsingum þegar þær berast.

Hafðu samband við sendisamtökin þín og fáðu aðstoð við að bóka flug heim. Ef heimkoma þín kallar á aukin útgjöld hjá þér, til dæmis vegna þess að þú þarft að kaupa dýran flugmiða á síðustu stundu eða ferðast gegnum önnur lönd vegna niðurfellingar á flugi, geta sendisamtökin þín eða samtökin sem fengu styrk fyrir verkefninu þínu óskað eftir því við að sá kostnaður sé einnig styrktur af Erasmus+. Slíkar beiðnir eru afgreiddar hver í sínu lagi og samþykki þeirra er alltaf háð því að nægt fjármagn sé fyrir hendi í Erasmus+ verkefninu sem sendisamtökin þín taka þátt í.

Ég sendi inn umsókn til Rannís um að taka þátt í námskeiði eða tengslaráðstefnu (Transnational Cooperation Activity) og fékk samþykki. Get ég farið í ferðina?

Þar sem íslensk stjórnvöld ráða Íslendingum nú frá ferðalögum og mörg lönd hafa lokað fyrir landamæri sín eða sett takmörk á heimsóknir er ljóst að ferðir á vegum Erasmus+ og ESC raskast mjög mikið á næstu vikum og mánuðum. Það er ekki ólíklegt að viðburðinum sem þú ætlaðir að taka þátt í sé frestað eða hann falli niður.

Ef viðburðurinn fellur niður og þú hefur þegar keypt farmiða eða bókað hótel og færð ekki endurgreiðslu mun sá kostnaður verða samþykktur og endurgreiddur eins og ef af ferðinni hefði orðið. Þetta flokkast undir „force majeure“-reglur áætlananna, sem ná yfir óviðráðanlegar aðstæður eins og nú eru uppi, og þýðir að þú átt ekki að þurfa að sitja uppi með kostnað vegna ferðar sem þú fórst ekki í vegna veirunnar.

Ef viðburðinum er frestað er ekkert mál að seinka ferðinni þinni ef ekki hefur komið til neins aukalegs kostnaðar vegna frestunarinnar, til dæmis ef ekki var búið að bóka flug eða gistingu vegna upprunalegu ferðarinnar. Ef frestun ferðarinnar kallar hins vegar á aukalegan kostnað þarftu að kanna hjá Landskrifstofu hvort fjárhagslegt svigrúm sé fyrir hendi til þess að taka slíkan kostnað til greina. Mikilvægt er að öllum gögnum sé haldið til haga sem sýni fram á ástæður þess að verkefni hafi mætt óvæntum kostnaði.

Ég er starfsmaður á sviði menntunar og var búin(-n) að fá samþykki fyrir námi eða þjálfun erlendis á vegum Erasmus+ á næstunni. Get ég farið í ferðina?

Þar sem íslensk stjórnvöld ráða Íslendingum nú frá ferðalögum og mörg lönd hafa lokað fyrir landamæri sín eða sett takmörk á heimsóknir er ljóst að ferðir á vegum Erasmus+ og ESC raskast mjög mikið á næstu vikum og mánuðum. Í samráði við stofnunina eða samtökin sem þú vinnur fyrir þarftu að ákveða hvort ferðin þín falli niður eða frestist.

Ef ferðir falla niður: Óafturkræfur kostnaður vegna ferða sem falla niður vegna veirunnar og falla á Erasmus+ og ESC verkefni verður að öllu jöfnu samþykktur sem verkefniskostnaður í lokaskýrslu, jafnvel þótt ferðirnar séu ekki farnar. Þetta flokkast undir „force majeure“-reglur áætlananna, sem ná yfir óviðráðanlegar aðstæður eins og nú eru uppi, og þýðir að þú átt ekki að þurfa að sitja uppi með kostnað vegna ferðar sem þú fórst ekki í vegna veirunnar.

Ef ferðir frestast: Það er ekkert mál að færa til ferðir á verkefnistímabilinu ef ekki hefur komið til neins aukalegs kostnaðar vegna frestunarinnar, til dæmis ef ekki var búið að bóka flug eða gistingu vegna upprunalegu ferðarinnar. Ef frestun ferðarinnar kallar hins vegar á aukalegan kostnað þarftu að kanna hjá þeim sem sér um viðkomandi Erasmus+/ESC verkefni hjá stofnuninni þinni eða samtökum hvort fjárhagslegt svigrúm sé fyrir hendi til þess að taka slíkan kostnað til greina. Verkefnið kann að hafa ráðstafað öllum styrknum nú þegar og getur ekki fengið hærri heildarstyrk samþykktan en þá heildarupphæð sem var úthlutað til verkefnisins. Mikilvægt er að öllum gögnum sé haldið til haga sem sýni fram á ástæður þess að verkefni hafi mætt óvæntum kostnaði.

Ég stýri Erasmus+/ESC verkefni fyrir hönd stofnunarinnar minnar eða samtaka héðan frá Íslandi. Hver eru mín næstu skref?

Þú ert að taka þátt í Evrópusamstarfi á fordæmalausum tímum og bæði framkvæmdastjórn ESB og Landskrifstofa Erasmus+ og ESC á Íslandi leggja mikla áherslu á að sýna eins mikinn sveigjanleika og mögulegt er í þessum aðstæðum.

Fyrsta skrefið þitt þarf að snúa að þátttakendum frá Íslandi sem mögulega eru erlendis á vegum verkefnisins þíns. Íslensk stjórnvöld ráða Íslendingum nú frá ferðalögum og hvetja Íslendinga á ferðalagi erlendis til að íhuga að flýta heimför vegna þeirra ráðstafana sem erlend ríki hafa gripið til til að hefta útbreiðslu COVID-19. Við biðjum þig að benda þátttakendum erlendis á vegum Erasmus+/ESC á Borgaraþjónustu utanríkisráðuneytisins, en hún hefur aukið símsvörun og svörun fyrirspurna sem berast með tölvupósti á hjalp@utn.is. Þá eru Íslendingar erlendis hvattir til að skrá sig í grunn borgaraþjónustunnar til að hægt sé að miðla til þeirra upplýsingum þegar þær berast.

Við ráðleggjum þér einnig að vera í góðu sambandi við erlendu samstarfsaðilana þína og að þið upplýsið hvert annað um stöðu mála varðandi COVID-19 í hverju landi. Ef samstarfsaðilarnir eru með þátttakendur erlendis á vegum verkefnisins ættu þeir að upplýsa þá um hvað stjórnvöld í þeirra landi ráðleggja sínu fólki að gera. Þið ákveðið í sameiningu og samráði við þátttakendur hvaða ferðir þarf að fella niður og hvaða ferðum þarf að fresta. Við hvetjum ykkur til að nota fjarfundabúnað til fundarhalda meðan ástandið varir.

Kostnaður vegna fjarfunda/-viðburða í samstarfsverkefnum getur verið gildur til þess að skrá fundar- eða viðburðarkostnað á verkefnið, í stað þeirra funda/viðburða sem óhjákvæmilega falla niður og ekki er hægt að fresta (einingakostnaður skal hafður til viðmiðunar). Það er einnig leyfilegt að vinna að afurðum verkefna í fjarvinnu.

Ef ferðir falla niður: Óafturkræfur kostnaður vegna ferða sem falla niður vegna veirunnar og falla á Erasmus+ og ESC verkefni verður að öllu jöfnu samþykktur sem verkefniskostnaður í lokaskýrslu, jafnvel þótt ferðirnar séu ekki farnar. Við útreikning eru alla jafna notuð föst einingaverð. Þetta flokkast undir „force majeure“-reglur áætlananna, sem ná yfir óviðráðanlegar aðstæður eins og nú eru uppi.

Ef ferðir frestast: Það er ekkert mál að færa til ferðir á verkefnistímabilinu ef ekki hefur komið til neins aukalegs kostnaðar vegna frestunarinnar, til dæmis ef ekki var búið að bóka flug eða gistingu vegna upprunalegu ferðarinnar. Ef frestun ferðarinnar kallar hins vegar á aukalegan kostnað þarftu að kanna hvort fjárhagslegt svigrúm sé fyrir hendi til þess að taka slíkan kostnað til greina. Verkefnið kann að hafa ráðstafað öllum styrknum nú þegar og getur ekki fengið hærri heildarstyrk samþykktan en þá heildarupphæð sem var úthlutað til verkefnisins. Mikilvægt er að öllum gögnum sé haldið til haga sem sýni fram á ástæður þess að verkefni hafi mætt óvæntum kostnaði ef þú óskar eftir að hann sé tekinn til greina á lokaskýrslustigi.

Ef verkefninu þínu lýkur á næstu mánuðum og þú hefur áhyggjur af því að ná ekki að skipuleggja ferðir á verkefnistímabilinu vegna COVID-19 geturðu sótt um framlengingu eða frystingu og Landskrifstofa getur í flestum tilvikum orðið við slíkum beiðnum innan ákveðinna marka. Hafðu samband við starfsfólk Landskrifstofu Erasmus+/ESC sem sér um verkefni á þínu sviði og þau veita þér nánari upplýsingar og senda þér eyðublað sem þú þarft að fylla út til að óska eftir framlengingu. Athugaðu að beiðni um framlengingu þarf að berast í síðasta lagi fjórum vikum áður en verkefninu hefði átt að ljúka.

Ég er tengiliður fyrir Erasmus+/ESC verkefni fyrir hönd stofnunarinnar minnar eða samtaka sem er stýrt frá öðru landi. Hver eru mín næstu skref?

Þú ert að taka þátt í Evrópusamstarfi á fordæmalausum tímum og bæði framkvæmdastjórn ESB og Landskrifstofa Erasmus+ og ESC á Íslandi leggja mikla áherslu á að sýna eins mikinn sveigjanleika og mögulegt er í þessum aðstæðum.

Fyrsta skrefið þitt þarf að snúa að þátttakendum frá Íslandi sem mögulega eru erlendis á vegum verkefnisins þíns. Íslensk stjórnvöld ráða Íslendingum nú frá ferðalögum og hvetja Íslendinga á ferðalagi erlendis til að íhuga að flýta heimför vegna þeirra ráðstafana sem erlend ríki hafa gripið til til að hefta útbreiðslu COVID-19. Við biðjum þig að benda þátttakendum erlendis á vegum Erasmus+/ESC á Borgaraþjónustu utanríkisráðuneytisins, en hún hefur aukið símsvörun og svörun fyrirspurna sem berast með tölvupósti á hjalp@utn.is. Þá eru Íslendingar erlendis hvattir til að skrá sig í grunn borgaraþjónustunnar til að hægt sé að miðla til þeirra upplýsingum þegar þær berast.

Við ráðleggjum þér einnig að vera í góðu sambandi við erlendu samstarfsaðilana þína og að þið upplýsið hvert annað um stöðu mála varðandi COVID-19 í hverju landi. Ef samstarfsaðilarnir eru með þátttakendur erlendis á vegum verkefnisins ættu þeir að upplýsa þá um hvað stjórnvöld í þeirra landi ráðleggja sínu fólki að gera. Þið ákveðið í sameiningu og samráði við þátttakendur hvaða ferðir þarf að fella niður og hvaða ferðum þarf að fresta. Við hvetjum ykkur til að nota fjarfundabúnað til fundarhalda meðan ástandið varir.

Þar sem verkefninu þínu er stýrt frá öðru landi er mjög mikilvægt að sá/sú sem leiðir verkefnið kynni sér vel hvaða leiðbeiningar landskrifstofan í því landi gefur. Framkvæmdastjórn ESB hefur lagt mikla áherslu á að það sé undir þátttakendum sjálfum komið hvort farið sé í ferðir, þeim frestað eða þær felldar niður. Allar landskrifstofur ættu að geta upplýst sína styrkhafa um ákvæði samninga um „force majeure“ – óviðráðanlegar aðstæður – sem veita lagalegt svigrúm til að víkja frá því sem áður hafði verið samið um, þar með talið fjölda ferða á vegum verkefna. Stjórnendur verkefnisins ættu einnig að kanna möguleikann á framlengingu verkefna þar sem það á við.

Ég er að sækja um Erasmus+/ESC verkefnisstyrk 2020. Hvaða áhrif hefur COVID-19 á umsóknarfresti og umsóknarferlið?

Fyrsti umsóknarfrestur ársins var 11. febrúar 2020. Þær umsóknir eru í matsferli og við gerum ekki ráð fyrir að faraldurinn hafi áhrif á afgreiðslu þeirra.

Framkvæmdastjórn Evrópusambandsins hefur framlengt eftirfarandi umsóknarfresti vegna útbreiðslu COVID-19:

  • 23. apríl fyrir samstarfsverkefni (KA2) – var áður 24. mars
  • 26. maí fyrir umsóknir háskóla um Erasmus Charter for Higher Education – var áður 21. apríl

Hvar get ég lesið mér nánar til um COVID-19?

Síðast uppfært 16. mars 2020








Þetta vefsvæði byggir á Eplica