Tæknilegar leiðbeiningar fyrir stofnanir og lögaðila um hvernig er sótt um styrk í Erasmus+

Umsóknarformin, EU login-aðgangurinn og PIC-númer

Áður en sótt er um þarf að ganga úr skugga um að stofnunin/fyrirtækið sem sækir um styrkinn sé með svokallað PIC númer, til að sækja slíkt númer þarf EU-login aðgang. Frekari upplýsingar og leiðbeiningar um hvernig er sótt um í Erasmus+ sem og leiðbeiningar um hvernig er sótt um EU-login aðgang og PIC númer má finna í felligluggunum hér fyrir neðan


Eyðublöðin

Umsóknarferlið er rafrænt, sem þýðir að þú fyllir út og skilar umsókninni á netinu. Ekki þarf að skila inn prentuðu afriti af umsókninni. Handbók fyrir umsóknareyðublöðin má finna hér.

  1. Eyðublöðin ætti aðeins að opna í Adobe Reader ekki er hægt að nota önnur forrit til að vinna með eyðublöðin, s.s. „Foxit“ eða „Adobe Acrobat X Pro“. Séu önnur forrit en Adobe Reader notuð til að vinna með eyðublöðin geta þau eyðilagst svo ekki er hægt að skila þeim. Gakktu úr skugga um að þú sért með nýjustu útgáfu af Adobe Reader uppsetta í tölvunni þinni. Ef ekki sæktu hana á heimasíðu Adobe. MIKILVÆGT: Ekki er hægt að nota útgáfu 15.8 af Adobe Reader DC heldur þarf að nota eldri eða nýrri útgáfu af Adobe Reader til að eyðublöðin virki rétt.  Frekari upplýsingar um þetta má finna hér. Ekki er hægt að nota eldri útgáfur af Adobe Reader en útgáfu 9.3.3.

  2. Sæktu umsóknareyðublaðið á síðu viðkomandi áætlunar. Þau eru sett inn á vefinn um leið og þau eru aðgengileg. Umsóknarformið er svokallað pdf-form sem fyllt er út og sent inn rafrænt. Til að vinna í eyðublöðunum þarf að hlaða þeim niður með því að velja  Save as (Vista) eða Download eftir því í hvaða vafra er unnið. Athugið að ekki er hægt að opna eyðublöðin í vafranum heldur verður að vista þau og opna á þeim stað sem þau voru vistuð á í tölvunni, t.d. ef eyðublaðið er vistað á Desktop þarf að opna það þar en ekki í gegnum vafrann.

  3. Gakktu úr skugga um að þú sért með rétt eyðublað með því að skoða B-lið umsóknareyðublaðsins, reitina um "Action type", "call" og "round".

  4. Lestu og samþykktu skilmálana um gagnaleynd ( Privacy Statement).

  5. Notaðu vegalengdareikninn til að reikna út réttan kostnað fyrir ferðir í verkefninu þínu.

  6. Umsóknin er gagnvirk, sem þýðir að svör sem þú gefur á einum stað hafa áhrif á önnur svör og útreikninga síðar í eyðublaðinu. Það er því mikilvægt að þú fyllir út umsókn frá upphafi til enda.

  7. Fylltu út í alla skyldureiti. Rauða reiti í eyðublaðinu er skylda að fylla út og ekki er hægt að senda inn umsóknina nema að hafa gert það. Gráir reitir í umsóknarforminu eru færðir inn sjálfvirkt út frá upplýsingum í gagnabönkum og framar í eyðublaðinu. Umsækjandinn getur ekki fært inn í þessa reiti. Það má finna plús og mínus hnappa á ýmsum stöðum í umsókninni, sem þú notar til að bæta við eða eyða röðum fyrir texta.

  8. Vistaðu reglulega svo þú tapir ekki þeim upplýsingum sem þú hefur sett inn.

  9. Smelltu á staðfestingarhnappinn. Á hverri síðu má finna „staðfestingar hnapp“ (e. Validate) en með honum tryggir þú að fyllt hafi verið út í alla þá reiti sem nauðsynlegir eru. Við mælum með að þú notir hnappinn reglulega og þegar þú hefur lokið við að fylla út umsóknina. Ef upplýsingar vantar í umsóknina birtist gluggi og þér er vísað í fremsta reitinn sem upplýsingar vantar í. Ef umsóknin er rétt útfyllt færð þú skilaboð um að umsóknin sé staðfest.

  10. Settu í viðhengi þau skjöl sem skila þarf með umsókninni, það er skylda að láta undirskrift löggilts aðila innan stofnunarinnar fylgja með. Sjá nánari umfjöllun hér fyrir neðan.

  11. Sendu umsóknina þína inn rafrænt með því að ýta á „senda“ (e. Submit online) hnappinn fyrir lok umsóknarfrests. Umsóknum sem berast eftir umsóknarfrest verður hafnað. Þegar þú hefur sent umsóknina inn birtast skilaboð í eyðublaðinu um það hvort skilin hafi gengið í gegn eða ekki.

Mikilvægt: undirskrift umsóknar

Undirskrift verður að fylgja með rafrænu umsókninni, fylgi hún ekki með getur umsóknin talist ógild.

  1. Síðu fyrir undirskrift þarf að prenta út.

  2. Löggiltur fulltrúi stofnunarinnar/lögaðilans skrifar undir umsóknina.

  3. Skannaðu inn undirrituðu síðuna.

  4. Vistaðu skrána á tölvuna þína og settu nafn þitt og stofnunar þinnar í skráarheiti.

  5. Settu skannaða skjalið með undirskriftinni í viðhengi í umsókninni.

Fylgiskjöl umsóknar

  • Settu undirskriftina og önnur skjöl sem við eiga í viðhengi við umsóknina ( t.d. mandates-samninga við erlenda samstarfsaðila þar sem það á við).

  • Einungis er mögulegt að senda tíu fylgiskjöl með hverri umsókn samtals að hámarki 10 MB. Ef nauðsynlegt er til dæmis að senda afrit af fleiri en einum samstarfssamningi má skanna þá alla inn í sama skjalið.

Gott að hafa í huga varðandi umsóknir

  • Þú verður að vera tengd/ur við internetið til að senda inn umsóknina.

  • Gakktu úr skugga um eldveggir trufli ekki.

  • Til þess að reikna fjarlægðir og ferðakostnað fyrir fjárhagshluta umsóknarinnar, skal taka mið að niðurstöðum reiknivélar fyrir vegalengdir.

  • Það er skylda að setja þau skjöl sem beðið er um í umsóknarforminu í viðhengi við umsóknina.

  • Vistaðu útfylltu umsóknina  á tölvunni þinni, svo þú eigir afrit af henni. Einnig er hægt að prenta umsóknina út með því að smella á „Print form“.

  • Ef þú átt í vandræðum með að senda umsóknina inn rafrænt: Taktu skjámynd af villuboðunum, sendu hana ásamt umsókninni og öðrum fylgiskjölum í tölvupósti  á netfangið erasmusplus(hja)rannis.is. Þú verður að hafa samband við okkur innan tveggja klukkustunda frá því að umsóknarfrestur rennur út til þess að fá aðstoð. Athugið að tveggja klukkustunda reglan gildir aðeins ef um alvarlega tæknilega örðugleika er að ræða.

  • Stofnun eða samstafshópur getur aðeins sótt um eitt (1) ferðaverkefni í  hverri umsóknarlotu. Hins vegar er það mögulegt fyrir stofnun eða lögaðila að stýra eða vera þátttakandi í fleiri en einu verkefni ef um  samstarfsnet er að ræða (consortium umsókn). Þetta á þó aðeins við ef samstarfsnetin samanstanda af mismunandi stofnunum/lögaðilum.

Vinsamlegast athugið: Allt umsóknarferlið er rafrænt sem og umsóknareyðublöðin. Umsóknareyðublöð eru sett inn á vefinn nokkrum vikum fyrir umsóknarfrest og er það auglýst sérstaklega þegar þau eru aðgengileg.

EU-login aðgangur - upplýsingar og leiðbeiningar

EU-login aðgangur er aðgangur inn á vefgátt Framkvæmdastjórnar ESB. EU-login aðgangur er síðan notaður til að skrá sig inn í mismunandi kerfi sem notuð eru í tengslum við umsóknir og styrki. Aðeins þeir sem þurfa aðgang að þessum kerfum þurfa EU-login aðgang. Þau kerfi sem EU-login veitir meðal annars aðgang að eru:

  • Participant Portal eða Þátttakandagáttin þar sem sótt er PIC númer fyrir stofnanir eða lögaðila sem sækja um í Erasmus+ áætlunina.

  • Mobility Tool sem er umsjónarkerfi þar sem meðal annars er haldið utan um fjárhagshluta og skýrslur verkefna sem hafa fengið styrk.

  • Valor þar sem niðurstöður styrktra verkefna eru skráðar.

Hér er EU-login vefgáttin

Leiðbeiningar fyrir EU-login má finna í handbókinni hér.

PIC númer - upplýsingar og leiðbeiningar

PIC-númer er sérlegur einkenniskóði fyrir hverja stofnun / lögaðila

Áður en sótt er um styrk í Erasmus+ þarf að skrá stofnunina/lögaðilann inn í URF (Unique Registration Facility) til að sækja svokallað PIC-númer. Til að hægt sé að sækja PIC númer þarf fyrst að búa til aðgang inn á vefgátt Framkvæmdastjórnar ESB, EU-login. EU-login aðgangur er síðan notaður til að skrá sig inn í kerfið þar sem PIC númerið er sótt. Athugið að við mælum með því að þessi skráning sé gerð miðlægt í stofnuninni/fyrirtækinu t.d. einhver sem tengist rekstrinum beint. Sá sem skráir PIC númer er tengiliður vegna þess og getur þurft að uppfæra upplýsingar um stofnunina/lögaðilann á komandi árum. Athugið að hægt er að búa til EU-login aðgang á netfang sem ekki er skráð á einstakling heldur t.d. á almennt netfang stofnunar/lögaðila. Með því að nota slíkan aðgang er hægt að koma í veg fyrir að aðgangur að skráningu PIC glatist við það að einstaklingur hverfi frá störfum.

Er stofnunin mín þegar með skráð PIC-númer?
Þú getur flett upp hvort stofnunin þín sé þegar skráð inn í Participant Portal hér.

Hvernig fer ég að því að skrá stofnun/lögaðila?
Skráðu þig inn í Participant Portal með EU-login aðganginum þínum og skráðu stofnunina / lögaðilann inn í URF (Unique Registration Facility) til að sækja svokallað PIC-númer. Framkvæmdastjórnin hefur gefið út handbók um hvernig staðið er að skráningu.
Við höfum líka tekið saman stuttar leiðbeiningar um PIC skráningu. 

Gögn sem þurfa að fylgja með PIC

Þegar búið er að sækja PIC-kóða fyrir stofnunina/fyrirtækið þarf að hlaða inn gögnum í þátttakandagáttina (Participant Portal). Athugið að þetta má gera eftir að umsókn hefur verið skilað.Athugið að ekki þarf að skila öllum gögnunum sem hér eru listuð heldur bara þeim gögnum sem eiga við um ykkar stofnun/lögaðila. Allir þurfa að skila þeim gögnum sem eru í lið 1 og 2 hér fyrir neðan og flestir ættu að skila eyðublaðinu í lið 4.

  1. Í fyrsta lagi þarf að fylla út formlega staðfestingu á lagalegri stöðu stofnunar/fyrirtækis (Proof of legal status) undirritað og stimplað af löggildum fulltrúa stofnunar/fyrirtækis.

  2. Staðfestingunni verður að fylgja vottorð frá Fyrirtækjaskrá um skráningu stofnunar/fyrirtækis (certificate of registration). Athugið að þessi gögn geta verið til hjá stofnuninni/fyrirtækinu, séu þau ekki til staðar þar má nálgast þau hjá Fyrirtækjaskrá. Vottorðið ætti að vera á ensku og stimplað og undirritað af fulltrúa Fyrirtækjaskrár.

  3. Skólar og leikskólar sem ekki eru með kennitölu heldur starfa undir kennitölu sveitarfélags þurfa að auki að skila stuttri skriflegri staðfestingu á því að skólinn sé starfræktur undir stjórn sveitarfélagsins. Þessi staðfesting ætti að vera undirrituð og stimpluð af lögmætum fulltrúa sveitarfélagsins.

  4. Einnig er æskilegt að fylla út formlegt eyðublað með bankaupplýsingum (Financial Identification) en skylda er að skila þessum upplýsingum hljóti verkefni styrk. Athugið að þetta eyðublað ætti að vera stimplað og undirritað af fulltrúa bankans (gjaldkeri) og undirritað af handhafa reikningsins.

  5. Þær stofnanir/lögaðilar sem eru með VSK númer þurfa að skila staðfestingu á því frá Ríkisskattstjóra.

  6. Lögaðilar sem eru með minna en 50% fjármögnun frá opinberum aðilum og sækja um styrk að upphæð 60.000 evrur eða meira þurfa að auki að hlaða inn frekari gögnum um fjárhagsstöðu (Financial capacity), s.s. afrit af ársreikningi síðasta árs.

Til að fylla út eyðublöðin í tölvunni þarf að lágmarki að vera með Adobe Acrobat 8 svo hægt sé að vista skjalið (hægt er að sækja Adobe hér). Sé hann ekki til staðar má sækja hann á netinu eða prenta eyðublaðið og fylla út í það handvirkt. Eyðublaðið þarf að prenta út, skrifa undir og skanna inn til að hægt sé að vista það með upplýsingum stofnunarinnar/fyrirtækisins í þátttakandagáttinni (Participant Portal).

 

 








Þetta vefsvæði byggir á Eplica